در اصطلاح نامه کتابداری در تعریف پایگاه اطلاعاتی آمده‌است: واحدی است از سوابق و بایگانی‌های قابل خواندن با ماشین که برای یک کاربرد واحد تعبیه نشده، بلکه به منزله یک مجموعه متجانس برای مقاصد مختلف به کار می‌رود. در فرهنگ کاربران کامپیوتر تعریف پایگاه داده‌ها چنین آمده است: مجموعه‌ای از اطلاعات مرتبط دربارهٔ یک موضوع که به صورتی مفید سازمان یافته‌اند و پایگاهی برای روالهایی چون بازیابی اطلاعات، تصمیم‌گیری و نتیجه‌گیری در اختیار قرار می‌دهد. اصطلاح پایگاه داده‌ها در فرهنگ تشریحی کامپیوتری میکروسافت به شرح زیر توصیف شده است: مجموعه‌ای از داده‌ها، فایلی شامل تعداد رکورد (یا جدول) متشکل از چند نوع فیلد (ستون)، در کنار عمل کننده‌هایی که جستجو، مرتب‌سازی و عملیات مشابه را سهولت می‌بخشد.

پایگاه اطلاعاتی به سیستم نگهداری مجموعه‌ای از داده‌ها هم اطلاق می‌گردد که هدف آن حفظ اطلاعات و اشاعه آن در مواقع لزوم است ۰ اطلاعات مورد اشاره، به آن چیزی گفته می شودکه فرد با سازمان برای گردش امور جاری خود به آن نیازمند است.